| Jak napisać skuteczny list z ofertą współpracy |
List jest mocną bronią biznesu. Co jasne, dobry list. Możesz jednak pomyśleć, że współpracę nawiązuje się osobiście, nie listownie. Czy rzeczywiście?
W liście można przekazać komunikat równie skutecznie — z równie dobrym efektem — co w rozmowie twarzą w twarz. Pod warunkiem jednak, że napiszesz go z użyciem pewnych reguł, wpływających na jego skuteczność i wywołujących określoną reakcję.
Teraz, co czyni list nieskutecznym? Zobacz: Nadmierna formalność, stonowany akcent, brak wyrazu emocjonalnego (który nadajemy poprzez odwołanie się do potrzeb emocjonalnych), mało dokładne informacje, chaotyczność, nuda, a przede wszystkim: Brak zastosowania zasad sztuki sprzedaży (czyli między innymi: Brak idealnego dopasowania oferty do konkretnych potrzeb odbiorcy).
Co czyni list skutecznym? Szczerość, prostota, zwięzłość, ciepły i osobisty ton, odnoszenie się do zainteresowań i potrzeb odbiorcy … PLUS „aspekt ludzi”, ponieważ fundamentem partnerstwa w biznesie są braterskie relacje między współpracownikami (termin „aspekt ludzki” wymyślił Bruce Barton, jeden z najgenialniejszych ludzi reklamy) … no i oczywiście: Zastosowanie zasad sztuki sprzedaży.
Jak więc napisać taką ofertę współpracy?
No dobrze, teraz konkrety. Ponieważ listowna oferta współpracy JEST częścią biznesu, musi być napisana z zachowaniem zasad skutecznej sprzedaży. Innymi słowy, musisz sprzedać swojemu adresatowi współpracę (wstępnie).
Jak to zrobić? Oto kilka witalnych sugestii ...
Jeśli Twoje argumenty mają przekonywać, muszą być silne, logiczne i spójne (zanim powiesz B, musisz powiedzieć A). Jeśli Twój opis ma pobudzać wyobraźnię, musi być zrozumiały i dynamiczny. A jeśli Twoje wezwanie do działania ma wywołać NOR (Najbardziej Oczekiwaną Reakcję), musi być zachęcające, interesujące i posiadać wystarczająco silny POWÓD (to się opłaca, ponieważ … za X dostajesz Y … podejmij decyzję teraz, ponieważ … i tak dalej).
Do napisania takiego listu musisz się „trochę” przygotować, bo to nie to samo, co przygotowanie zupki w proszku. Musisz bowiem poznać mentalność i osobowość swojego respondenta, by móc nawiązać z nim kontakt poprzez tekst wydrukowany na papierze. Musisz dokładnie wiedzieć, co leży w kręgu jego zainteresowań. Musisz znać wszystkie jego problemy. Musisz wiedzieć, co go frustruje. I oczywiście: Musisz znać jego potrzeby, zarówno osobiste, jak i zawodowe.
Dlaczego aż tyle? No cóż, pomyśl. Jeśli chcesz, by dany człowiek nawiązał z Tobą współpracę, musisz mu zaoferować wystarczająco mocne powody, by chciał tej współpracy. Powodami do jej zawarcia są korzyści dla Twojego potencjalnego partnera. A dokładnie: CO on będzie z tego miał.
A na co Ci informacje o jego problemach? Albo frustracjach? Z tego samego powodu, drogi Czytelniku. Skoro sprzedajesz swojemu respondentowi współpracę, bo tak to możemy ująć, zwiększasz szanse na jej dokonanie, jeśli prócz jasnych korzyści zaoferujesz uwolnienie od np. tego, co go frustruje.
Lećmy dalej …
Jak wspomniałem, istnieją pewne podstawowe reguły, na bazie których powinieneś napisać swój list.
Przede wszystkim, musisz pamiętać, by przygotować list z propozycją współpracy tak … jak gdybyś przygotowywał PRZEMOWĘ z propozycją współpracy. Napisz go więc zgodnie z zasadami sprzedaży:
PUNKT #1: OTWARCIE wzbudzające zainteresowanie odbiorcy tym, co masz do przekazania i zachęcające go do przeczytania całego listu (innymi słowy, pierwszym akapitem sprzedaj korzystne wiadomości znajdujące się w dalszej części) …
PUNKT #2: OPIS & WYJAŚNIENIA, dzięki którym całkowicie zdobędziesz uwagę odbiorcy i zobrazujesz wstępnie swoją propozycję …
PUNKT #3: ARGUMENTY i ELEMENTY DOWODU wywołujące pragnienie podjęcia współpracy i dodające wiarygodności Twojemu komunikatowi. Robisz to przez zaprezentowanie korzyści, jakie odniesie odbiorca plus poprzez przedstawienie zalet i korzyści współpracy z Tobą oraz Twoją firmą. Niech odbiorca listu wie, że ma do czynienia z poważnym człowiekiem biznesu. Elementami dowodu z kolei będzie np. krótki akapit, opisujący osiągnięcia Twoje lub Twojej firmy …
PUNKT #4: PERSWAZJA: nakłonienie odbiorcy, by zgodził się z Twoim zdaniem przez pokazanie mu, jak jego biznes, czy przedsięwzięcie zacznie prosperować już PO zawarciu z Tobą współpracy ...
PUNKT #5: ZACHĘTA (BODZIEC) z jeszcze jednym, extra-powodem, dla którego warto podjąć współpracę ...
PUNKT #6: ZAKOŃCZENIE, w którym wyjaśniasz, w jaki sposób wprowadzić współpracę w życie. Jednym z najciekawszych sposobów jest podanie dnia, w którym zadzwonisz, by umówić się na spotkanie finalizujące.
Tylko tyle i aż tyle. Powyższe 6 elementów jest kluczem do skutecznej propozycji pisemnej.
Nie przejmuj się, jeśli na początku będziesz miał trudności z płynnym przejściem z jednego elementu do drugiego. Wszystkim osobom niedoświadczonym w pisaniu tekstów sprzedażowych może to sprawiać kłopot. Sztuka sprzedaży tekstem (copywriting) wymaga bowiem wprawy, a przede wszystkim praktyki.
Jest jednak dobra wiadomość. Żeby nauczyć się pisać … trzeba PISAĆ. Pisać w oparciu o wcześniej przyswojoną wiedzę — bez względu, czy jest ona imponująco duża, czy zawstydzająco mała.
Wkrótce sam się zdziwisz, jak łatwo będzie Ci przygotować skuteczną propozycję z użyciem tych zasad. Po prostu pisz i daj sobie szansę na rozwój umiejętności poprzez praktykowanie.
PODSUMUJMY . . .
Najpierw musisz zdobyć ulotną uwagę odbiorcy listu. Zrobisz to na wiele sposobów — np. pisząc pierwszy paragraf rozbudzający ciekawość, albo uderzający WPROST w aktualne problemy, z jakimi się zmaga Twój respondent ... albo chociażby nawiązujący do jego podstawowych pragnień (koncentrujesz wtedy list na odbiorcy, nie na sobie — Twój potencjalny partner bowiem nie interesuje się Tobą tak bardzo, jak własnym sobą, własną firmą, więc trzeba to bezwzględnie wykorzystać).
I to jest KONIECZNA część każdego dobrego listu, od której zawsze powinieneś zacząć, ponieważ nie Ty jeden próbujesz nawiązać współpracę z interesującą Cię osobą. Oprócz Ciebie, być może dwudziestu innych ludzi składa właśnie propozycję temu samemu człowiekowi.
Twój respondent może więc być na NIE jeszcze zanim otworzy Twoją kopertę, czy e-maila (choć lepiej kopertę). Dlatego pierwszy paragraf powinien być mocny i natychmiast wzbudzić zainteresowanie.
Kiedy już zdobyłeś zainteresowanie, powinieneś przejść do konkretów, ponieważ owijanie w bawełnę nigdy nie jest skuteczne i zawsze uśmierca sprzedaż (w druku).
Napisz, w jakiej sprawie się kontaktujesz. Napisz, co masz do zaoferowania. Napisz, CO Twój respondent zyska. Ta część (#2: OPIS & WYJAŚNIENIA) musi być bardzo konkretna i specyficzna. Zero ogółów, dużo interesujących szczegółów.
JASNO zademonstruj odbiorcy, o co Tobie chodzi. Unikaj dwuznaczności.
Kiedy już wyjaśnisz, z czym piszesz, jaka jest Twoja propozycja — daj odbiorcy dowód i mocne, logiczne plus emocjonalne argumenty, przemawiające za Twoją propozycją.
Celem jest teraz stworzenie PRAGNIENIA w odbiorcy komunikatu. Możesz tego dokonać pokazując, ile odniesie satysfakcji ... plus ILE na tym zyska (korzyści, korzyści, korzyści) podejmując z Tobą współpracę.
Dalej, perswazja ... która INTENSYFIKUJE (wzmacnia) pragnienie. Musisz taktownie pokazać, w jaki sposób zawarcie współpracy przyniesie respondentowi korzyści. Najlepszą formą perswazji w takim liście jest prawdopodobnie subtelna sugestia, OBRAZUJĄCA odbiorcy potencjalną satysfakcję ze współpracy. Mam na myśli słowne obrazy. Kiedy czytasz, musisz je tworzyć, by w pełni zrozumieć przekaz. I jeżeli wytworzysz u respondenta mentalny film (owocnej, zyskownej dla obu stron współpracy), wówczas kolosalnie zwiększasz szanse na sukces.
Podczas gdy takie posunięcie stymuluje prawą półkulę mózgową, odpowiedzialną za emocje (które Twój zabijający wszelkie wątpliwości komunikat powinien wywołać), to dodanie logicznych, silnych argumentów działa na lewą i oto mamy niemal idealną i jednocześnie bardzo etyczną „broń” biznesową.
Kolejną istotną rzeczą w listach z ofertą współpracy jest ZACHĘTA.
Kolejną ważną rzeczą w listach, mających za zadanie zachęcić do współpracy z Tobą … jest właśnie zachęta. Kolejna zachęta, by zminimalizować do minimum możliwość odrzucenia Twojej propozycji z byle powodu.
Przypomnij sobie sprzedawców … masz wrażenie, że zaraz kończą swoją „przemowę”, podczas gdy strzelają w Ciebie kolejnymi zachętami. I kolejnymi. I kolejnymi …
Chociaż może Ci się wydawać, że nie jest to zbyt skuteczny sposób, to w listownej komunikacji — owszem, JEST. Dodając kolejny ekstra-powód, by odbiorca nie mógł się oprzeć Twojej ofercie, działasz bardzo skutecznie.
Czytelniku, mała uwaga. Od samego początku zakładamy, że współpraca da korzyści zarówno Tobie, jak i (przede wszystkim) Twojemu potencjalnemu partnerowi. Nie uznaję bowiem używania potęgi perswazji (nie, nie przesadzam z tą potęgą, zbyt wiele widziałem) w celu wykiwania kogoś.
Ok., wracając do tematu …
Nie przesadź proszę z zagłębianiem się w szczegóły swojej oferty współpracy, ponieważ to jest zwięzły list wstępny. Ma więc WSTĘPNIE zachęcić do współpracy. Nastawić Twojego potencjalnego współpracownika na TAK — by późniejsze spotkanie przebiegło sprawniej … i z korzyścią dla Ciebie (i, co jasne — Twojego partnera biznesowego).
JESZCZE RAZ: Zadaniem listu z propozycją współpracy jest jej przedsprzedaż, poprzez wytworzenie u respondenta postawy akceptacyjnej.
Wróćmy jeszcze do sprzedaży face-to-face. Nawet, jeśli początkowo jesteś zdecydowany, że nic nie kupujesz, a jednak ostatecznie decydujesz się na zakup (znasz to skądś?) … jak sądzisz, czy formalności ze strony sprzedawcy pójdą jak krew z nosa, czy jak po maśle?
Znasz odpowiedź. Pamiętaj o tym, pisząc swój list, a będzie sukces.
Zakończ go więc krótko i jasno, stwierdzając, że zadzwonisz do swojego respondenta tego i tego dnia, w celu umówienia się na finalizujące spotkanie.
Powodzenia! /Autor artykułu
